Tips til at give effektiv Feedback

En god leder og coach accepterer ikke, at der er noget der hedder fejltagelser og nederlag. De vender disse og ser dem som muligheder for at lære og udvikle sig. Vi lærer jo som bekendt ikke så meget af vore succeser, som vi gør af vore fejltagelser.

Derfor er det vigtigt at man kan give en effektiv feedback omkring problemer og adfærd. Det gælder lige meget om du er leder, coach, eller hvis du skal give ffedback til dine kolleger.  Den model vi her viser dig vil kunne hjælpe dig med at give feedback på en måde så det hjælper modtagerne med at lære og ændre sig. Feedback kan både bruges til at understøtte en positiv adfærd, og til at ændre en ikke ønsket adfærd. I denne tekst bruger vi betegnelsen ”problem”.

Som leder eller coach har du ansvaret for at skabe et miljø hvor det at give og modtage feedback er normen. Sunde og effektive teams udveksler feedback mellem alle medlemmer. Det er ikke kun chefen der giver medarbejderne feedback. Den slags envejs kommunikation hører forhåbentlig kun fortiden til.

 

De følgende gode råd giver dig et overblik over de forskellige elementer i en effektiv, og god feedback. Målet er at give feedback på er respektfuld og konstruktiv måde, således at din feedback også bliver modtaget. Feedback der ikke bliver modtaget, er jo ikke feedback.

 

...

 
Hvor tit har du ikke hørt mennesker sige ” Jeg har succes når jeg har XX antal kroner i banken” ?

Hvis det virkelig er dit mål så kan din bankrådgiver eller revisor hurtigt give til svaret på hvordan du opnår det. Det er muligt for enhver hvis man opsparer lidt hver dag og reinvesterer renterne. Så tager det ikke så forskrækkeligt mange år. Hvis du starter som tyveårig så kan du sagtens have opnået at have en god slat penge som halvtredsårig.
 
Så er spørgsmålet så bare om det VIRKELIG er det du gerne vil?

Hvad ER DIN definition på succes?

Det er et ret komplekst spørgsmål, og et spørgsmål man ikke kan undgå at gennemgå hvis man gerne vil have et lykkeligt og helt liv.
 
I mange virksomheder bruger man stadig den traditionelle målestok på succes og kigger mest på udbytte og aktiekurser. Der er mange mangler ved kun at bruge denne målestok uafhængigt af andre. Sociale, miljømæssige og menneskelige elementer er også vigtige målestokke for succes, og heldigvis kommer der større og større opmærksomhed omkring dette. 
Virksomheder skal være effektive og profitable for at overleve, men det er vigtigt at have succes hele vejen rundt for at opnå dette nu om dage.
 

Hvilke succes kriterier bruger du?
 

Er et firma succesrigt hvis det viser stor vækst og store overskud hvert år hvis dets ledere og ansatte er overvægtige, lider af udtalte stress symptomer, mange er blevet skilt, og en del er hemmeligt deprimerede, og måske lider af konstant dårlig samvittighed overfor deres børn og familie?
 

Definér din egen succes

De fleste mennesker er helt klar over hvad de IKKE vil have. Nogen siger: ”Jeg vil ikke arbejde for andre mere. Jeg vil have min frihed og vil ikke have nogen der fortæller mig hvad jeg skal gøre”.
Mange har også lange lister over hvad de ønsker sig: Et dejligt hjem ved vandet - Jeg vil gerne rejse noget mere - Jeg vil gerne have en hest og så videre. 
Mange mennesker er primært ude efter ”slutresultatet” af hvad penge kan give dem.
Penge er altså på en måde målet, og nogen finder da også lykken ad denne vej, men de fleste gør det ikke.
 

At opnå er ikke det samme som succes

Hvad mange mennesker refererer til som succes er normalt hvad de har opnået. At spise på de rigtige steder, bo det rigtige sted, have den rigtige bil, det rigtige tøj, og have det rigtige ting.
Det ser ud til at succes mest måles på hvad vi kan vise vi har opnået. De ydre ting så som velstand, karriere, og så alle de materielle ting. Den anden er de mere interne målestokke såsom lykke, glæde i livet, og at leve det man selv synes er et helt liv.
Jeg er sikker på at det er en menneskeret at være lykkelig og glad. Vi behøver egentlig ikke at gøre så meget for at opnå disse kvaliteter – De er jo lige foran os hele tiden. Alligevel bruger de fleste mennesker det meste af livet på at søge efter lykken.

Lav det du elsker at lave 

En måde at få succes og være lykkelig på, er at lave det du virkelig elsker at gøre.
Hvis det for dig betyder at opbygge en verdensomspændende virksomhed, så er det det du skal.
Hvis det indebærer at du opdrætter heste så er det det du skal.
Hvis det betyder at få fem børn, og opdrage dem, så er det det du skal gøre.
Det vigtigste er at man søger de værdier og mål man selv har. Ikke dem andre opstiller for dig, eller som du mener andre forventer af dig.
 
Find det der virkelig betyder noget for dig – Så finder du også vejen til succes, lykke og det du selv synes er dit helt eget HELE liv.
 
Det lyder jo flot og enkelt. Men det kræver en masse af en selv at komme videre i denne proces. Det er dog alt arbejdet værd.

Rejsen til Mulighedernes Land

Jeg har et lille billede jeg gerne vil tegne for dig.

Du kan både bruge det på dig selv, og overfor de mennesker du coacher, eller leder.

På et stykke papir, måske en flipover, tegner du først en lille cirkel, f.eks. på størrelse med en golfkugle.
Denne cirkel skal repræsentere dig, og dit hyggelige trygge, og relativt sikre liv. Et sted hvor der ikke er så megen vækst, og hvor du lever på et basisniveau, hvor alt er ”o.k.”

Uden om denne cirkel kan du tegne en cirkel der er meget større, f.eks. på størrelse med en håndbold (her skal din flipover nok i brug).

Denne cirkel er et område hvor du føler begejstring, glæde, flow, ubegræn-sede muligheder, og en masse spænding.

Men det er også et sted, hvor man af og til kan føle frustration, angst, og usikkerhed.

Det er Mulighedernes Land – stedet hvor man tænker stort.

Sagt på en anden måde, så er den lille cirkel der hvor du tænker på alle de ting du gerne vil, og den store cirkel er der hvor du rent faktisk gør det.
Der er kun en lille tynd imaginær linie mellem det at tænke småt, og at tænke stort. Men ofte er denne linie blevet gjort til en stor, og ofte uovervindelig mur, i vores tanker.
I vores dag til dag trummerum, hvor regningerne skal betales, børnene skal passes, og alle ens andre rutine opgaver, kan det at lave ændringer, og tænke stort let komme til at se ud som en rigtig dårlig ide.
Hvor finder man lige tiden til det, og pengene? Man er rigtig god til at finde på forklaringer på hvorfor det ikke kan lade sig gøre.
Og det er så også her man finder forskellen…

Succesfulde drømmere forstår at denne store mur ud imod Mulighedernes Land, rent faktisk kun eksisterer i vores tanker (overbevisninger). Hvis du ændrer din tankegang, så smuldrer muren helt væk. Så hvem siger at man ikke kan flytte bjerge (mure) med sin tro.

Akkurat som man kan beslutte sig for at der er en mur mellem en selv, og alt det man gerne vil, så kan man lige så godt tage en beslutning om at der ikke er nogen mur – overhovedet.

Det bestemmer du helt selv.

Men stadig er der mange der bliver holdt tilbage af en lille stemme der siger til dem ”Ja ja – men hvordan vil du have at jeg skal komme i gang? Jeg har ikke nogen ide om hvor jeg skal begynde”

Men den bedste måde at komme i gang på, er at komme i gang.
 

Det kan godt være at de første forsøg er klodsede, og du fejler nok en masse gange, men ”so what?” Det er måden at lære på. Hvis du ikke fejler en gang imellem, så strækker du dig ikke langt nok.

Du behøver ikke at vide nøjagtigt hvad det er du gør, for hvis du ved det, så bevæger du dig rent faktisk heller ikke ud af dit kendte område – din komfortzone. De færreste opdagelsesrejsende ved nøjagtigt hvad de finder. Ellers var det jo ikke en opdagelsesrejse.

De mennesker der har fået succes i deres liv har ikke en hemmelig instruktionsbog til hvordan man får succes. De er alle startet på deres rejse, stort set samme sted som du – i alle tilfælde rent mentalt.
Alt du skal have er håb, tro, og villigheden til at gå ud og lære af dine oplevelser. En villighed til at være lidt skør, nysgerrig, og til at leve med en vis form for usikkerhed. Jeg kan love dig det kan blive helt vanedannende.

Her får du nogle små tips, som måske kan hjælpe dig på rejsen ud af din komfortzone. En mini rejseguide ud i Mulighedernes Land:

1. Lad være med at se dig tilbage
På de dårlige dage kan det være en stor fristelse at kigge tilbage ind i sin gamle kendte komfortzone, og sige “hvor var det dog let at leve der inde”. Det er en helt naturlig del af det at vokse. Vi har let ved at klikke tilbage i vores kendte rammer, når det hele bliver lidt for spændende.
Men du er begyndt på din rejse, og det at kigge tilbage vil kun give dig hovedpine, og bestemt ikke hjælpe dig på rejsen. Så skynd dig at kigge frem ad – ud på alt det spændende du finder der ude i Mulighedernes Land.

2. Nyd den udsigt du har på vejen
Tænk på hvor mange mennesker der bliver påvirket positivt, og hjulpet af den udvikling du er inde i. Lige meget hvad du laver, og hvad du tilbyder, så vil alle få fordele af at du vokser som menneske. Så hold dit fokus på det.

3. Begynd at visualisere en ny, større, og meget bedre dig
Jeg har ofte brugt metaforen med, at man vil være en der “går i store sko”. På en eller anden måde, så hjælper dette billede mig med, at kunne forestille mig den påvirkning jeg gerne vil have på verden.
Du kan vælge et hvilket som helst håndgribeligt symbol der passer til din situation, og som viser dig hvordan du gerne vil påvirke verden, og dit liv.  

4. Husk altid på hvor lidt du ved
Det at bevæge sig ud i Mulighedernes land handler ikke om, at du ved alt fra starten. Det handler om at udvikle din evne til at prøve nyt, din villighed til at begå fejl, og til at følge din intuition, og dine instinkter. Din intuition er en meget bedre guide en nogen instruktions bog du overhovedet vil kunne finde. Den vil styre dig i den rigtige retning når du virkelig lærer at lytte til den. Den giver dig DINE LØSNINGER, og ikke alle andres.
Noget af det vigtigste for dig, eller hvem som helst der bevæger sig ud på denne rejse, er at kunne fejle med ynde. Næsten hver dag vil man opleve en form for modgang eller frustration. Ved at være bevidst om at man ikke ved det hele fra begyndelsen, og ikke ville gøre alt perfekt lige fra starten, tør man tage fat på endnu større ting. Hvis man er bange for at fejle, og for ikke at kunne gøre det helt korrekt i første hug, begrænser man sig meget.

5. Husk det er kun et spil
Det kan godt være du investerer meget i at tænke stort. Måske har du store beløb investeret i din drøm, eller måske er din risiko, at du har fortalt om dit projekt til venner og familie, som du nu bare føler venter på at du flopper.

Men det betyder ikke, at hele dit selvværd skal være koblet til dine resultater. Se hellere dette store projekt som et spil, for på den måde vil du have meget lettere ved at have succes.

Hvis du fokuserer på at du ikke må fejle, så stiger din risiko væsentligt, for som jeg har nævnt i mine foregående artikler, så vokser det man fokuserer på.
Derfor er det bedre at fokusere på de store muligheder man har, i stedet for at fokusere på mulighederne for at det går galt.

Hvis du ser det som et spil bliver det meget sjovere, og glæde og sjov er den virkelige drivkraft i vores liv. Så hvis du ikke har det sjovt på din rejse, så skal du vælge en anden vej.

Så bare gå i gang . Træd ud af komfortzonen ved at føre dine tanker, og drømme ud i virkeligheden. Og tro mig eller ej – Du ved inderst inde nøjagtig hvad du skal gøre. Du skal bare grave ind og få det frem.

God rejse….

 
De fleste der kender lidt til coaching er enige i at effekten af coaching er helt fantastisk, umagen værd, og noget man virkelig skal gøre brug af.
Det er klart at næsten alle gerne vil være med til, at deres medarbejdere og deres klienter får en dagligdag, der gør dem til mere effektive og afbalancerede mennesker.
 
Problemet med dette er så bare, som med så mange andre teorier, at få det bragt videre ind i ens dagligdag. Et af problemerne er den grundopfattelse de fleste ledere/coaches (ledere/coaches skal ses i den bredeste forstand) har om mennesker, og om hvad der motiverer dem.
I vore forsøg på at ændre andres adfærd bruger vi tit det jeg kalder Amøbe teorien. 
 
Du husker nok at en Amøbe er et lille enkeltcellet slimdyr, som mange af os har studeret i biologitimerne.
Det er meget let at ændre en Amøbes adfærd, Vi kan enten prikke til den med en nål for at få den til at flytte sig, eller også kan vi få den til at bevæge sig i en bestemt retning ved at give den sukker.

Nåle og sukker fungerer rigtig godt med amøber, og de vågner aldrig op en morgen og siger ”I dag vil jeg ignorere sukkeret”.
Nej – dag efter dag vil de reagere som vi forventer på de stimuli vi giver dem, og bevæge sig forudsigeligt.
 
Denne gode og brugbare teori er blevet beskrevet af både Pavlov, Watson, og Skinner. Problemet er så bare at denne amøbe teori er blevet en motivations og ledelses teori mange steder. Meget ofte så prøver ledere og coaches at frembringe ændringer hos mennesker ved at prikke til dem, eller ved at give dem en belønning.
Dette gælder jo også i mange andre af livets forhold blandt andet som forældre, og i partnerforhold. Man ser også disse teorier brugt, i mere eller mindre avancerede afskygninger, i salg og markedsføring.
 
De fleste psykologer har forladt denne teori, som egentlig hedder adfærdspsykologi, på grund af at de gjorde den fantastiske opdagelse at mennesker er mere komplicerede end amøber.
Det er uheldigt at se at mange ledere, og coaches arbejder som om de ikke har gjort en tilsvarende opdagelse. Man ser endda mange moderne coaching bøger der arbejder ud fra adfærdspsykologi i sin reneste form.

Hvorfor virker teorien ikke? 
 

Du kan være helt sikker på at brug af amøbeteori i forbindelse med coaching ikke vil give dig de resultater du håber på. Her er nogen af grundene:

Der kommer ingen langtidsvirkning af amøbe teorien. Så snart stimuli ophører, så ophører adfærden også.

Mennesker er klogere end amøber, og vi lærer hurtigt at få belønning uden at udføre nogen handlinger. Mange af os har lært hvordan man får gode karakterer i skolen, uden at læse meget. Mange organisationer er også fulde af medarbejdere der er mestre i at se effektive og produktive ud, uden at yde noget af væsentlig værdi til organisationens udvikling. Organisationen motiverer dem simpelthen ikke til det.

Amøbe teorien fjerner muligheden for at mennesker bliver selvkørende og selv korrigerende fordi de hovedsageligt reagerer på stimuli. De styrer ikke selv mod et synligt mål, og arbejder ikke efter fælles værdier de kan forholde sig til.

Amøbe teorien svækker mennesker hver gang den bliver anvendt, fordi den vænner dem til at kun udføre handlinger når andre beder dem om det. Det er perfekt når vi ønsker passive, og ikke-tænkende zombier, men dræbende hvis vi forventer initiativ, innovation, risikovillighed, og kreativitet.
Amøbeteorien eliminerer muligheden for at mennesker bliver selvgenererende fordi deres ambitioner og initiativ bliver dræbt på grund af at alle uautoriserede initiativer og ideer bliver forhindret.

Al opmærksomhed bliver rettet mod de handlinger der sikrer at man ikke bliver prukket til, eller rettet mod handlinger der leder til øjeblikkelig udløsning af en belønning.
Den øjeblikkelige effekt af belønninger bliver dyrket, men opbygning af en langvarig kompetence og loyalitet bliver forhindret.
 
Listen af grunde til amøbe teorien ikke virker kan fortsætte, og du kan sikkert komme med ligeså mange.
Ingen jeg kender bryder sig om at blive manipuleret med, hverken åbenlyst, eller i det skjulte og det er hvad amøbeteorien er – nemlig manipulation.

Hvad gør man så? 

De fleste kan godt se begrænsningerne i amøbeteorien, men ikke desto mindre så er det den mange af os arbejder med i mange tilfælde. Specielt i pressede situationer.
Det kræver en masse disciplin og lang træning af ledere og coaches, at holde fingrene helt væk fra amøbeteorien, og i stedet tage en alternativ teori i anvendelse.
 
Hvad skal det så være for en teori? Det skal i alle tilfælde være en teori og menneskeopfattelse der er meget mere effektiv til at kunne frembringe den virkning af coaching som vi ønsker.
 
Denne alternative teori skal respektere mennesket, og fleksibel nok til at kunne omfatte de store forskelle der er i mennesker. Den skal give coachen mulighed for at forstå sine coachees, samt designe og gennemføre et coaching program der resulterer i den ønskede langtidseffekt.
 
Den væsentligste del af den teori som jeg vil foreslå vi bruger, baserer sig hovedsageligt på noget vi kan kalde ”Fænomenologi”.
Den siger at det ikke er begivenheder, kommunikation, eller stimuli der leder til adfærd. Det er den måde hvorpå det enkelte individ fortolker disse begivenheder, kommunikation, eller stimuli der leder til en bestemt adfærd eller handling.   
 

Mennesker ser ikke verden som den er, men som de selv er.

 

Jeg ved godt at det hele bliver meget mere kompliceret nu, end hvis vi kunne bruge amøbeteorien, men hvis vi skal have resultater som coaches er det nok nødvendigt at gå bort fra amøbeteorien.

En lille historie 

For at klarlægge dette endnu mere for dig vil jeg prøve at komme med et lille tænkt eksempel.
 
Forestil dig tre mennesker der kommer til den samme fest. Det er en typisk fest med musik, mad, drinks, og en masse mennesker er taler sammen.
Det er her vigtigt at forstå, at selv om adfærden hos de tre gæster vi her beskriver er forskellige, så er det ikke omgivelserne der er forskellige. Hver gæst reagerer ud fra sin egen virkelighed, eller fortolkning af det han mener er virkeligheden.
 
Den første gæst der kommer, er en kunstner der har solgt et billede til den familie der holder festen. Hvad er det første kunstneren gør? Han begynder at kigge efter hvor billedet er placeret, og undrer sig højlydt over at placeringen ved siden af døren ind til toilettet, virkelig er den bedste plads til hans billede.
 
Den anden gæst er en alkoholiker. Du kan sikkert forudse at hans første handling er at finde ud af hvor drikkevarerne er placeret. Ligesom hos den første gæst så bliver alt andet omkring ham sat i baggrunden – De andre gæster, maden, og musikken. I hans verden er drikkevarerne det primære lige nu.
 
Du har måske behov for lidt mere forestillingsevne for at kunne følge den næste gæst. Han er dybt forelsket i en pige han skal møde til festen. Prøv selv at huske en forelskelse, og en gang hvor du ser din elskede dukke op?
Det er som om tiden står stille - lyde og alle andre indtryk dæmpes ned. Den elskede fremstår som hun/han var badet i spotlys.
 
Det er vigtigt at du har denne grundforståelse af menneskers fortolkning af verden. Forstår du det vil du have meget lettere ved at coache og hjælpe andre.
Hver persons handlinger var helt i overensstemmelse med den fortolkning han foretog.
 
Det er dit job som coach at forstå din coachees billede af verden, og den struktur af fortolkning din coachee bruger. Dernæst skal du i partnerskab med din coachee ændre denne struktur således at de handlinger der sker fremover også fører til det udbytte som I gerne vil frem til.
 
Hvis du skulle have coachet disse tre gæster i det at gå til fest, så kunne du jo nok ikke med held have brugt samme strategi overfor alle tre.
 
Du skal som coach, så at sige lære din coach det korrekte ”sprog” til opgaven. Som første trin i alle tilfælde.
 
Vi kan ikke læse et kort hvis vi ikke kender ”sproget” og symbolerne. Du kan ikke beskrive følelser hvis du ikke kender til følelsernes sprog. Du kan ikke kommunikere effektivt uden at vide hvad det er du skal lytte efter.
 
At lære din coachee et nyt ”sprog” er dog ikke nok. Det andet vitale element du som coach skal tilføre, er træning der sikrer at det nyindlærte bliver en permanent del af coacheens fortolkningsmønster.
 
Ingen kan lære at køre en bil ved at lære ”bilens sprog” såsom brug af pedaler, rat, gear, og færdselsloven.
Efter at have lært ”sproget” så må man ind bag rattet og bruge mange timer på træning. Det er kun via denne kontinuerlige og fokuserede træning vi bliver kompetente bilister.
På den anden side så er træning heller ikke nok til at kunne køre bil på en ordentlig måde. Vi ville være prisgivet hvis noget går galt, eller når vi møder andre biler.
 
Hvis vi skal overføre vigtigheden af det korrekte ”sprog” og træning til coaching så er ”sproget” det der sikrer at coacheen bliver selvkørende, og selvkorrigerende. Træningen er den der sikrer at coacheen også på længere sigt er effektiv og balanceret person. Eller hvad nu formålet med coachingen nu måtte være.
 
Når man sidder og læser dette så tænker man på, hvorfor så mange af de forsøg man har gjort for at forbedre, og hjælpe andre, er slået fejl.
Der kan selvfølgelig være mange grunde, men en af dem kunne være at man har prøvet at tage Amøbe teorien i anvendelse. Man har muligvis forsøgt at bruge belønning eller straf i en eller anden grad.
Måske har vi leveret et ”sprog” der var utilstrækkeligt, eller som ikke passede til situationen, således at adfærden blev anderledes end vi ønskede.

Måske ved vi ikke hvordan vi træner effektivt, således at læringen kan blive en permanent del af vor coachee.